Svendborg den 25/2 2025
Jørn Kristiansen
Referat af bestyrelsesmøde – Medicinhaverne i Tranekær
Dato: 18. februar 2025 kl. 19.00 – 21.00. Tranekær Godskontor
Bestyrelsen: Jørn Kristiansen, formand. Simon Danholt Hansen, næstformand, arboretet og entreprenørgruppen. Christian Ahlefeldt-Laurvig, koordinator og areal- og bygningsejer. Ole Flintegaard Jakobsen, kasserer og entreprenørgruppen Lissi Strøjer, have 1. Kaj E. Nielsen, entreprenørgruppen. Jann Poulsen, stifter og mentor. Dorte Meyer, plantedatabasen og have 4, suppleant. Nana Mariegaard, have 5, suppleant.
Afbud: Kaj, Jann og Christian.
- Siden sidst og opfølgning på beslutninger ved formanden
- Julefrokosten den 3. december 2024
Der har kun været gode tilbagemeldinger på julefrokosten.
- Plan- og evalueringsmøde den 21. januar 2025
Der er afholdt det ordinære planmøde i Medicinhaverne. Referat af mødet er sendt ud til havegruppen.
- Møde i guidegruppen den 11. februar
Vores guider i 2025 er: Annie, Gitte, Helle, Lisbeth, Dorte.
Engelsk og tysk guidning foregår i 2025 med tolke.
- Møde om have 6 og bemandingen den 12. februar
Nanna og Gerd hjælpes ad med opstarten her i 2025. De øvrige haver skal bidrage. Vi forsøger os med et stillingsopslag om en ny havekoordinator.
- Opstart i haverne i 2025: Vi starter efter vinterferien den 4. marts 2025.
- Humletårnet er væltet. Et nyt skal bygges.
Vi bygger og genrejser i træ. En af de første arbejdsopgaver. Entreprenørgruppen er i gang. Det kommer til at koste i omegnen af 10.000,-
- Brandsikring af vores hal.
Der er etableret branddør i siden af laden. Der er indkøbt ekstra brandslukker og EXIT skilte. Vi lader maskinerne stå i hallen og flytter brændstof og gas m.v. udenfor. En af begrundelserne for dette er, at vi, med Christians udsagn, ikke kan regne med, at den Røde Hal bliver stående.
Bestyrelsen: Til orientering og drøftelse
- Faglighed og formidling
- LOF-samarbejde om foredrag med Anemette Olesen og Rikke Goerlich.
Mandag den 26. maj 2025 kl. 17.00.
Emne: Hildegard von Bingen, en fremtrædende kvinde i historien og middelalderen, hvor plantemedicin var bredt anvendt.
- Beskærerkursus.
Skal – hvis det skal gennemføres i år – op og stå meget snart. Marts. 15 – 20 deltagere. Tale med Lollesgaard om han og evt. hans søn vil være tovholder.
Skal afholdes snarest. Tale med Bendt, Bente og Peder.
- Foredrag om æblets dna. Efteråret 2025. Ny bog v/Bjarne Larsen
- Jebsenfondens planer i Tranekær v/Annette Straagaard. Forår/sommer 2025
Bestyrelsen: Til orientering
- De frivillige og havegruppen
3.1. Plan for generalforsamling forår 2025
(18. marts – 19.00 – 21.00. Lokale Borgerhuset.
OBS! Ændret til 19/3 på grund af bookingproblemer hos kommunen)
Rammerne. Praktisk forberedelse, annoncering, dirigent, referent, stemmetællere.
Annonceres i nyhedsbrevet, hjemmesiden, Facebook, Instragram og i Langelandstidende.
Kaffe og kage, borde og stole: JOK, Nanna, Dorte, Lissi. Stemmetællere. Ole og Annie.
Dirigent. Tale med Lars Johansen.
Referenter: Dorte og Nanna.
Beretning/JOK
Årsregnskab- regnskabet/Torben Tranberg Jensen.
På valg: Jann, Kaj, Nanna. Vi skal finde minimum 3 nye medlemmer.
Genvalg: Jørn, Simon, Lissi, Christian, Ole, Dorte.
- møde i ny bestyrelse efter generalforsamlingen. (Konstituering som eneste punkt) umiddelbart efter generalforsamlingen.
Udkast til årsregnskab præsenteres på bestyrelsesmødet.
Bestyrelsen – til orientering og beslutning.
- Planteriet – Plan og budget (Bilag 1)
Bestyrelsen – til drøftelse og beslutning
Arbejdet er godt i gang. Planteriets plan og budget er et godt eksempel på hvordan beslutninger træffes nedefra, bliver beskrevet, kommer i høring og vedtages i bestyrelsen. Metoden kan danne model for andre haver og for vores projekter.
- Samarbejde og indtjening.
- Hjemmeside, Facebook, Instagram, presse og nyhedsbrev efter Lenes stop.
Lene Anker har siddet på alle disse ting i en årrække og har gjort det godt. Det er rigtig mange opgaver for én person og det hævner sig nu hvor Lene, af personlige årsager, ikke længere kan være i haverne.
Håndtering af situationen:
- a) Vi henter hjælp udefra til opdatering af hjemmeside, indtil vi selv har frivillige, der kan håndtere det.
- b) Vi oplærer flere frivillige i at uploade billeder og videoer til hjemmeside og sociale medier.
- c) Jørn overtager Nyhedsbrevet.
- d) Jørn overtager kontakten til pressen med inddragelse af alle de frivillige, der har lyst til og mod på at stille op.
Lene var i haverne næsten hver tirsdag og tog billeder, men også til vores arrangementer og hun skrev teksterne til billederne.
Hun lagde vores arrangementer i diverse kalendere og opslagssteder.
Hun lavede også materiale til Haveselskabets hjemmeside.
Vi skal finde afløsere til alt dette. Vi skal overveje en erkendtlighed fra Medicinhaverne til Lene, som tak for hendes store indsats.
I det hele taget trænger vi til en snak om og en politik for hvordan vi tager afsked med folk, der har lagt en stor arbejdsindsats i haverne.
4.2. Forenkling og målretning af vores hjemmeside
Vores hjemmeside fungerer godt, men er noget ”tung” i informationer og trænger til en strukturel opstramning. Det er vi i gang med at kigge på sammen med vores IT- rådgiver.
Hovedformålet med forenklingen er at alt det materiale, som har mest interesse for vores gæster og potentielle gæster, ligger først og øverst.
For dem, der kender os og dem der søger mere tekst og billeder og f.eks. gerne vil ind i vores plantedatabase, ligger materiale lidt længere nede i strukturen.
Samtidig får vi tilpasset vores hjemmeside i et mobilformat, der er mindre teksttungt og fungerer bedre på lille skærm.
Begge ændringer kommer i høring i havegruppen før ændringer foretages.
Der fortælles om priser 4 forskellige steder på hjemmesiden. Skal kun fremgå ét sted.
Digitalt skema om tilmelding til guidede ture lægges på hjemmesiden og helt frem på forsiden. Rasmus, Annie og JOK får det til at virke.
Bestyrelse: Til drøftelse og beslutning. Bestyrelsen tilsluttede sig aktiviteterne.
4.3. Ny folder, genoptryk af indstik og digital infoskærm i betalingspavillon
I forlængelse af ændring af entréprisen m.v. skal vi have en ny folder.
I 2024 havde vi et indstik i en avis, som blev godt modtaget og kan genoptrykkes.
I forbindelse med betaling af entré er det vanskeligt at vide, hvad det er man får for pengene, fordi man ikke kan se ind i haverne.
Derfor har det længe været drøftet, hvordan vi får mere synlighed omkring hvad man får for de 75 kr. i entré.
Dette kan bl.a. gøres med en digital infoskærm i betalingspavillonen, som i sløjfe viser billeder og tekst fra haverne og som kan styres digitalt fra enhver PC med en kode og dermed opdateres med billeder og begivenheder.
Til mødet vil foreligge eksempler på pjece, folder og infoskærm.
Bestyrelsen: Til orientering og drøftelse.
Bestyrelsen besluttede at anvende gamle foldere og klistre ny pris på bagsiden.
Bestyrelsen afventer pris for infoskærm i betalingspavillonen.
- Projektudvikling
5.1. Lokalplan for vores område: (Bilag 2. Kontrakt og de 2 kort.)
Bestyrelsen: Til orientering og drøftelse.
5.2. Køkken til op til 60 personer.
Sidste år besluttede vi at øge vores opmærksomhed på de busselskaber, som ofte besøger os, benytter vores faciliteter, men som ikke betaler noget. Vi udviklede et særligt buskoncept med entré, kaffe og kage og et kort oplæg om Medicinhaverne for 75 kr. pr. person.
For at kunne håndtere disse gæster har vi brug for at give vores køkken større kapacitet. Vi skal bruge en opvasker, en kaffemaskine, service til 60 personer, 1 stålskab og installation. I alt en investering på omkring 27.000,- hvis vi lejer noget af udstyret og 37.000,- hvis vi køber det hele.
Bestyrelsen: Til drøftelse og beslutning.
Bestyrelsen besluttede at anvende pap og plastic i 2025 og efter denne sæson vurdere behovet.
- Økonomi – budget og regnskab
- Årsregnskabet for 2024. Er ved at blive udarbejdet. Udkast præsenteres på mødet.
Bestyrelsen. Til orientering.
Bestyrelsen drøftede budget og enkelte fokuspunkter. Forbruget på markedsføring er højt, men en god del af udgifterne er knyttet til optryk af 25.000 foldere. Der er behov for en mere målrettet strategi og lidt mere fokus på de sociale medier.
Vores bænke og borde skal gås efter. Der er mange der bør skiftes. Samlet udspil til næste bestyrelsesmøde. Nanna er tovholder.
- Næste møde i bestyrelsen:
Dato: 13. maj 2025.
Tid: Kl. 19-21
Sted: Godskontoret.