REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 11. APRIL 2023
Referat af bestyrelsesmøde 11. april 2023 i Medicinhaverne.
Til stede: Christian Ahlefeldt-Laurvig, Per Mansa, Jann Poulsen, Nanna Mariegaard, Dorte Meyer, Ole Jacobsen, Kaj Nielsen og Elin Lambertsen.
Afbud fra Jørgen Fischer.
1. Dirigent og referent, justering af dagsorden
Christian blev valgt som dirigent og Elin som referent.
2. Opfølgning på referat fra møde den 9. februar 2023
Dronebillede – tages i maj.
Kontaktperson til nye frivillige i deres Havegruppe – Per spørger Gitte (som rundviser de nye frivillige) om dette er sket.
Dyrkes efter økologiske principper – bestyrelsen var enige om, at der tilføjes “i videst omfang”.
Annoncering 2023 – Per oplyste, at Jysk Fynske medier lige har været på besøg vedr. bl.a. en bedre promovering via Google. Bestyrelsen var enige om primært at bruge lokale initiativer, som foreningen “Langeland Sammen”.
3. Konstituering af bestyrelsen samt evaluering af generalforsamlingen
Christian Ahlefeldt-Laurvig fortsætter som næstformand, Elin Lambertsen som sekretær og Ole Jacobsen som kasserer.
Bestyrelsen består derudover af Per Mansa formand, Jann Poulsen, Kaj Nielsen og Jørgen Fischer.
Nanna Mariegaard og Dorte Meyer er suppleanter.
Der blev – under generalforsamlingen – udtrykt ønske om at regnskab og formandens beretning
udsendes med dagsordenen. Dette vil forsøges efterlevet, med den bemærkning at der er tale om en forening med frivilligt arbejde.
4. Nedsættelse af arbejdsgruppe til revision af vedtægter
Foreningens vedtægter trænger til en gennemgang.
Gruppen består af Christian Ahlefeldt-Laurvig og Elin Lambertsen.
Forslag til ændrede vedtægter skal være klar til næste generalforsamling.
5. Børnenes Medicinhave: Hvem er formand, hvem registrerer planter og hvad mangler at blive gjort?
Per fungerer som formand og sørger for opdatering af dagbog i samarbejde med Helle Ravn.
6. Ny formand til Planteriet.
Lissi har trukket sig som formand. Joan er ny formand og hendes rolle som formand er at være kontaktled til bestyrelsen og andre grupper.
7. Pavillonen har det dårligt – hvad gør vi?
Pavillonens sider buler – det kan være at det retter sig, når de tørrer op.
Kaj tager en side ud og ser, om Medicinhaverne selv kan udbedre det.
8. Hvem koordinerer – og behøver vi sætte labels i nu, hvor Ole er tilbage?
Nanna koordinerer og vil kontakte dem, der tidligere har delt foldere ud. Nanna kigger listen igennem om alle modtagere stadig er aktuelle.
Der skal ikke sættes nye labels i – så der vil være foldere med Oles tlf.nr. og andre med Pers.
9. Kan det tydeliggøres hvor meget der sælges/forsvinder?
Der er mistanke om, at der tages penge i pengekassen (til betaling af marmelade og planter).
Det foreslås, at antal af planter og marmeladeglas – der stilles til salg – noteres. Antallet vil så holdes op mod indtægten.
Viser det sig, at der er svind, sættes der overvågningskamera op.
10. Orientering om workshop
Dorte orienterede fra de 3 workshops i Visit Svendborg.
Vær varsom med at bruge ordet bæredygtighed, for hvad betyder det; socialt, økonomisk, økologisk. Men oplys f.eks. at der dyrkes efter økologiske principper.
Mange tyske turister går op i bæredygtighed. Og unge tager det som en selvfølge at der arbejdes efter bæredygtige principper
Skilt med symboler- i stedet for skrift, hvor det er muligt.
Besøgende vil vide, hvad de får for pengene – derfor skal man være troværdige og ikke oversælge.
Besøgende lægger vægt på tryghed og renhed.
Oplys på hjemmesiden om transportmuligheder.
Social bæredygtighed, eks. kende til solsikkesnoren, der viser at vedkommende har et usynligt handicap og derfor kan have brug for støtte, hjælp eller tålmodighed, udførlig forklaring eller har lidt mere tid.
Opmærksom på hvad der motiverer for at blive frivillig; fællesskab, at gøre en forskel, personlig udvikling, nye kompetencer eller andet.
Med baggrund i sidstnævnte stikord vil (medlemmer af) bestyrelsen tage en snak med formændene, om hvordan man tager imod nye frivillige.
11. Status Have 6
Stougaard udfører etape 2 (stier fra have 1 og have 5, etablering af bede og interne pladser, 2 pergolaer og sætning af marksted ved 3 små bede) inden udgang af august 2023.
Jann Poulsen har talt med Lisbeth Emsholm og John Hansen om planter i de 3 små bede (strand, eng og skov).
12. Tilbud, ansøgning – evt. egenbetaling
Helle Ravn har kontaktet Langeland Kommune om etablering af dette projekt. Tilbagemeldingen var, at der skal indhentes landzonetilladelse og byggetilladelse (sidstnævnte pga. Højden på “sneglehuset”). Dette kan tage måneder at få.
Entreprenøren vil godt bidrage til ansøgningsdelen.
Per Mansa, Lisbeth Emsholm og Alfio Bonanno har møde med kommunen torsdag den 14. april, i håb om færre krav (det lykkedes ikke, men sagsbehandlingstiden kan blive kort, og Lisbeth vil gerne hjælpe med ansøgningerne).
13. Prioritering af midler til ønsker fra januarmødet.
Ændring af velkomstområdet – der var enighed om at søge ekstern hjælp. Per tager kontakt til landskabsarkitekt Alice Nøhr (bosiddende i Tranekær). (kommer i Haverne på tirsdag kl. 10)
Det blev noteret, at Planteriet skal inddrages i projektet.
Formidlingsvæggen indgår også i dette projekt.
14. Retningslinjer for arbejde og indkøb
Der var enighed om at samle indkøbene, så der blot bliver een udgift til forsendelsen.
For at samle ønskerne – hænges der en seddel op på opslagstavlen, hvor formændene skal notere ønsker.
Dette ændrer ikke på, at Kaj står for småindkøb, Nanna for planter og Flemming for brændstof.
Der var enighed om, at formanden kan bruge op til 5.000 kr. (som maxgrænse) inden, at bestyrelsen skal høres. Dog kan der være situationer, som nødvendiggør at formanden må betale et større beløb, eks, ved reparation af traktor.
15. Betaling for skoler og børnehaver
Der var enighed om, at det er gratis for skole og børnehaver at besøge Medicinhaverne også de, der er over 18 år.
Skoler og børnehaver skal melde at de kommer, så antal besøgende kan indgå i statistikken.
16. Avisfordele
Jysk Fynske medier ønsker at give et abonnement tilbud på en rundvisning i Medicinhaverne.
Dette bliver den sidste lørdag i juni.
17. Nye arbejdsveste
Per har fået et tilbud fra MR på arbejdsveste – som koster ca. 400-500 kr.
Bestyrelsen besluttede at flere muligheder skal undersøges.
18. Visit Tranekær
Per har været til generalforsamling i Visit Tranekær.
Der var ønske om, at Medicinhaverne hjælper til ifm. Bramfrifestival den 21. juli 2023 (på den gamle sportsplads, Tranekær). Tages på et senere bestyrelsesmøde, når det bliver mere konkret.
Tickon har 30 års jubilæum I år og afholder flere arrangementer.
19. Næste møde
Næste møde holdes mandag den 22. maj kl. 19.00 på Frivilligcenteret
20. Plantedatabasen
Nanna og Dorte er i fuld gang med etablering af ny database til erstatning af den gamle (som Ole Due har beholdt). De får professionel hjælp af Rasmus og Bo Stern.
Det er planen, at alle får “kigge-adgang”, men kun enkelte får “skrive-adgang”.
Ole fortalte at der pt. er 393 betalende medlemmer og 18, som ikke har betalt endnu, selv om de har fået flere påmindelser. Der var enighed om, at nævnte 18 bliver slettet som medlemmer.
