REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 8. AUGUST 2019
Referat af bestyrelsesmøde 8. august 2019 i Frivilligcentret, Rudkøbing.
Til stede: Helle Ravn, Jørgen Fischer, Jann Poulsen, Ole F. Jakobsen, Stig Joensen, Kirsten Jørgensen, Christian Ahlefeldt-Laurvig og Lene Anker.
Referat: Lene Anker
SIDEN SIDST
Gennemførte anlægsarbejder
Helle: Betalingspavillon, som også har fået indlagt strøm og opsat lys, vandkunst (koglen) i Have 4, to nye pergolaer i Have 4, cykelstativer ved laden, der er trukket vandledning til plantebordet, vandpåfyldningen er automatiseret med vandur. I det hele taget går det nærmest ufatteligt godt. Vi får mange roser på Google og Tripadvisor samt fra gæster i haverne. Vores økonomi er rigtig god, og havegruppen er et fantastisk team.
Fru Grøn
Fru Grøn ønsker en begrundelse for ophør af samarbejde.
Beslutning: Bestyrelsen ønsker ikke mere polemik og vil derfor ikke uddybe yderligere.
ØKONOMI
Entreindtægter/besøgstal
Ole J: Vi har pr. 8. august entreindtægter på 169.407 kr. Samme dato sidste år var beløbet på 137.766 kr. Der er tale om en stigning på 21,5 pct. Antallet af betalende gæster var 8. august i år på 6349 mod 5518 sidste år på samme tidspunkt. Det er en stigning på 15 pct. Plantebordet har til dato indbragt 51.800 kr. I forhold til indtægterne samme dato i 2018 er det en stigning på 50 pct.
Bestyrelsen fik udleveret den saldobalance, der er lavet for første halvår. Ifølge Ole J. skal vi have 18.725 kr. retur i moms.
Kommende ansøgning
Helle søger LEF om bevilling til havemøbler, herunder evt. to parkbænke, som kan stå ude hele året. Der er ansøgningsfrist 15. august.
Status på fondsansøgninger
Energi Fyns Almene Fond. Der er søgt 12.468 til engelsk pylonskilt og engelsksprogede foldere: Afslag
Langeland kommunes Rådighedssum. Der er søgt 10.949 til aktiviteter. Der er bevilget 11.000, som er udbetalt, men ikke helt brugt
Velux Fonden. Der er søgt 54.396 til en græsslåmaskine. Der blev bevilget 45.000, som er udbetalt og brugt
Rudkøbing Borgerforening. Der er søgt 32.150 til ny indgang. Der er bevilget 32.150, som er udbetalt og brugt
Langeland Kommunes økonomiudvalg. Der er søgt 48.750 til ny port : Afslag
Danske Bank Fyns Fond. Der er søgt 32.668 til planter: Afslag
Foreningen PlanDanmark. Der er søgt 72.000 til to robiniepergolaer. Der er bevilget 72.000, som endnu ikke er udbetalt
Havefonden af 2007. Der er søgt 26.384 til planter. Der er bevilget 27.000, som er udbetalt
Povl M. Assens Fond. Der er søgt 22.783 til A3-skilte. Der er bevilget 22.783, som endnu ikke er udbetalt
Lolland Falster og Langelands Købstæders Brandsocietet. Der er søgt 12.675 til en engelsk-sproget pylon. Der er bevilget 7.500, som er udbetalt
Hensættelser
Helle: Vi kommer formentlig flot ud af 2019 og får mulighed for at hensætte penge til nye projekter. Helle skriver et udkast til et visionspapir, som sendes til bestyrelsen.
Der blev foreslået hensættelser til følgende projekter: Skitseprojekt vedr. formidlingscenter, Have 6, børneaktiviteter.
KAN VI ANNONCERE PÅ TV 2 FYN? DER SKAL I GIVET FALD FREMSTILLES EN FILM
Lene: Visning af en 20 sekunders reklame for Medicinhaverne på f.eks. TV SYD koster ca. 40.000 kr. ekskl. moms. Hertil kommer selve produktionen af reklamen. Det vil ifølge et tilbud fra Step Film og TV, et produktionsfirma som Steffen Jensen har anbefalet, koste mellem 30.000-35.000 kr. Inkluderet i prisen er en ca. to minutters video, som vi kan bruge på vores sociale medier.
Beslutning: Bestyrelsen ønsker ikke at reklamere på tv, men der skal fortsat arbejdes for, at vi kan få produceret en video til vores sociale medier. Kirsten kontakter Torben Vind, Ryslinge Højskole/Efterskole for at høre, om de – som et led i undervisningen – har lyst til at hjælpe os.
EVT. SAMARBEJDE MED BI-FOLKENE
Beslutning: Bestyrelsen ser gerne en udveksling af foldere og koordinering af evt. aktiviteter.
FORSLAG TIL MEDLEMSBEVIS
Lene har lavet forslag til medlemsbevis, som helt enkelt består af vores logo samt teksten: Medlemsbevis for 2020, medlemmets navn og medlemsnummer. Det mailes til hver enkelt, når kontingentet er betalt. Der medfølger en tekst om, at man kan vælge at printe medlemsbeviset eller tage et billede af det med sin mobiltelefon, så man ved besøg i haverne eller i forbindelse med diverse arrangementer kan dokumentere, at man er medlem.
Beslutning: Forslaget blev vedtaget.
ANSØGNING TIL BØRNEAKTIVITETER
Helle holder torsdag 15. august møde med Bent og Jan Oskar, der har forslag til børneaktiviteter.
Beslutning: Evt. kommende børneaktiviteter placeres i den gamle depothave, hvor der i forvejen er en pilehytte.
ARBEJDSOPGAVER EFTER SOMMERFERIEN
Folderholderen skal flyttes ned i betalingspavillonen.
Der skal nyt tag på over plantebordet. Materialerne er leveret.
Der skal opsættes et pylonskilt med engelsk tekst ved siden af de andre til venstre lige indenfor de hvide låger.
Der er bestilt skilte til cykelstativerne
Der skal laves et skilt til betalingshytten med et dronebillede.
Jørgen og Povl Erik aftaler den øvrige skiltning ved betalingshytten og på de hvide låger førstkommende tirsdag.
EVT.
Kasketter
Jørgen genfremsatte sig forslag om kasketter til havegruppen
Beslutning: Jørgen bestiller 60 kasketter med Medicinhavernes navn på til havegruppen.
Toilet-aftalen med Orangeriet
Beslutning: For at sikre sig at Orangeriet overholder de mundtlige aftaler, der er lavet, sender Helle, efter Jørgens forslag, ejerne en mail, hvor hun præciserer, hvad der er aftalt, herunder at de selv etablerer toiletforhold for deres gæster inden sæson 2020. Den indgåede aftale slutter pr. 31.12.2019
Ny depothave
Lene: Skal den ”uautoriserede” have gøres til depothave med skilt og hæk?
Beslutning: Bestyrelsen besluttede ikke at ændre ved den ”uautoriserede” haves status.
Frivillig Fredag
Efter aftale med Helle har Lene tilmeldt Medicinhaverne til årets Frivillig Fredag-event. Vi får besked senere på måneden, om vi er kommet med. Hvis vi bliver udvalgt, bliver vi koblet med en fotograf fra Fotogruppen Langeland, som skal tage billeder, der bliver en del af en stor fotoudstilling på Frivilligcentret.
