REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 8. MAJ 2024

Svendborg den 9. maj 2024
Jørn Kristiansen

Referat fra bestyrelsesmøde Medicinhaverne.

Dato: 8. maj 2024.
Tidspunkt: Kl. 19.00
Sted: Hos Simon, Stengadevej 17, Tranekær.

Til stede: Nana Mariegaard, suppleant og bl.a. ansvarlig for planteindkøb og med i have 5
Lissi Strøjer, nyt medlem og med i have 6
Jann Poulsen, stifter og mentor
Simon Danholt Hansen, nyt medlem, næstformand og med i entreprenørgruppen
Christian Ahlefeldt-Laurvig, areal- og bygningsejer og koordinator
Ole Flintegaard Jakobsen, kasserer og med i entreprenørgruppen
Dorte Meyer, plantedatabasen og med i have 4
Kaj E. Nielsen, entreprenørgruppen
Jørn Kristiansen, formand

1. Velkommen ved formanden og nyt siden valget.
Referat: Den nye formand – Jørn Kristiansen – bød velkommen til mødet. Samtidig benyttede han lejligheden til at takke for en god modtagelse og gav udtryk for, at han er imponeret over det engagement, der er i og omkring Medicinhaverne.
Jørn vil gøre, hvad der er muligt, for at skabe en organisationen, der er enkel og logisk med klare ansvarsområder og med stor uddelegering af kompetence til alle, der gerne vil og kan bidrage. Han vil også sikre gennemsigtighed og synlighed omkring bestyrelsens arbejde, sådan at alle frivillige og medlemmer, der ønsker det, har let adgang til alt, hvad der er relevant for Medicinhavernes drift og udvikling.
Han redegjorde for sit fokus, som herunder står i prioriteret rækkefølge;
1. Vi skal fastholde og styrke den høje faglighed og formidling af plantemedicin,
2. Vi skal vurdere alle aktiviteter og beslutninger i lyset af, hvad der er godt for de frivillige og deres trivsel og glæde ved arbejdet,
3. Vi skal gøre vores viden og arbejde synligt for omverden, i samarbejde med relevante aktører, så vi bliver endnu mere kendte og anerkendte og skaber interesse og omsætning.

2. Indsættelse af ny formand – afslutning af bestyrelsens konstituering.
2.a. Konti, bank, bankboks og prokura
2.b. Presse omkring ny formand
Referat: Der har allerede været kontakt til Fynske Bank omkring de nødvendige foranstaltninger. Jørn har selv privat- og erhvervskonti i Fynske Bank og det letter arbejdet. Formandsskiftet er omtalt på hjemmesiden og i lokalavisen. Jørn følger selv op omkring mere omtale i relevante medier.

3. Organisation.
3.a. Fordeling af roller og ansvar i bestyrelsen – en gennemgang
3.b. Procedurer ved fravær/forfald i den daglige drift
3.c. Tegningsberettigede, uddelegering af ansvar og kontrol

Referat: Formand og næstformand fordeler ledelsen af foreningen mellem sig og sikrer, at det altid er muligt, senest inden for 24 timer, at få kontakt og respons. Der arbejdes frem mod mest mulig uddelegering af ansvar og kompetence til de forskellige haver og arbejdsgrupper – også i forhold til økonomi, regnskab og budgetlægning. Kassereren kan – uden påtegning – betale for udlæg og indkøb, inden for en ramme på kr. 1.000,- pr. enkelt transaktion. Større økonomiske dispositioner skal påtegnes af formand eller næstformand. Store investeringer forelægges bestyrelsen.

4. Interne aktiviteter.
4.a. Haverne
4.b. Entreprenør- og maskingruppen
4.c. Bygningerne
4.d. Indkøb planter, maskiner, redskaber og andre investeringer
4.e. Plantedatabasen
Referat: Have 6 ønsker hjælp til at få renset op omkring hegn. Frokostsamlingen.
Der planlægges en studietur i august (Annie). Bestyrelsen skal præsenteres for et turforslag og et budget. Jørn taler med Annie.
Der skal foretages en opretning af stierne på grund af meget regn. Der arbejdes på en mere permanent forbedring med afvanding med metalskinner og en bro. Poul Erik har en skitse at arbejde ud fra.
Kanter på stierne skal kantskæres.
DR og Verdensdamerne kommer på besøg onsdag den 15. maj 2024. Det vil være dejligt, at så mange, som har lyst og mulighed for det, er i haverne denne dag.
Der mangler 3-4 kubikmeter flis i Planteriet. Jørn undersøger om naboer kan levere.
Der arbejdes i have 2 med et forsøg med champost og grus.
Det blev besluttet, at alle tirsdag den 21. maj arbejder hele formiddagen i Arboretet. Frokostsamlingen.
Det skal fortsat undersøges, om vi kan skaffe nogle bedre gasbrændere. Simon. Der arbejdes fortsat med muligheden for at etablere et muldtoilet. En ny håndtørrer til toilet kan erstatte forbruget af papir – den koster 10.000,- + montage. (Kaj, Simon og Jørn vurderer og træffer beslutning)
Der har været en utæthed i laden. Er udbedret, men der kommer fortsat lidt vand ind i regnvejr. Vi kontakter Chr. Dam. Det gør Ole.
Plantedatabasen er snart færdig og Nana og Dorte har lagt et kæmpe arbejde i den – men der er kun taget 20 billeder. Det skal lige undersøges, hvordan vi kommer videre med billeder. Det gør Jørn.

5. Eksterne aktiviteter.
5.a. Samarbejde med eksterne parter og deltagelse i events
– Henvendelse fra Anne Grete Rasmussen
– Henvendelse fra Frivilligcenter Rudkøbing om politisk arrangement i september 24
– Hjælp til festival – Espen Just – 15-20 stykker
– Erhverv og Turisme Langeland – Gratis billetter til nye tilflyttere
5.b. Hjælp fra og samarbejde med naboer og genboer

Referat: Anne Grete Rasmussen (Fru Grøn) vil gerne vise rundt i haverne mod betaling for ydelsen.
Beslutning: Jørn taler med hende og afviser hendes anmodning – med henvisning til de 3 fokusområder nævnt i starten – i forhold til at bruge haverne til hendes egne guidede ture. Guidede ture i haven foregår med vores egne guider. Det er vores produkt, vores viden og vores omdømme, der er på spil. Hun må naturligvis, som alle andre komme på besøg i haverne, mod betaling af entré.

Frivilligcenter Langeland vil gerne involvere os i et landsdækkende arrangement – ”Frivillig fredag” den 27/9. Arrangementet handler om at øge politikernes forståelse af det frivillige arbejdes betydning. I praksis betyder det, at vi, tirsdagen før, får besøg af forhåbentlig en hel del politikere, der gerne vil høre om Medicinhaverne og den frivillige indsats, der foregår hos os.

Beslutning: Dette arrangement vil vi gerne bidrage til. Ansvarlig Jørn.

Espen Just fra sidste års ”Lys i Mørket” har spurgt om, hvorvidt en 15-20 af vores frivillige har lyst til at hjælpe til på en festival i Rudkøbing: ”Bramfri Festival” 2024. Det foregår den 24. juli i Ørstedsparken ved Ørstedspavillonen i Rudkøbing. Opgaven er at være med til at holde pladsen ren og sikre at folk har det godt. (Ikke førstehjælp) Vi tjener som forening 2.500,- på at deltage. Deltagerne får en gratis festival og fri forplejning.

Beslutning: Jørn/Simon hænger invitation op på infovæggen med info om, hvor man kan henvende sig.

Charlotte fra Erhverv og turisme i Rudkøbing har henvendt sig, for at høre om vi fortsat vil donere gratis adgangsbilletter til Medicinhaverne, i forbindelse med deres nye tilflyttere. De afholder velkomstmøder den 13. maj og den 5. november. Der er tale om en voucher, der kan anvendes som betaling for entre til haverne. Hun vil gerne have dem tilsendt med nummer 52 og frem. De første 51 numre er udleveret.

Beslutning. Det bidrager vi gerne til. Nana tager kontakt.
Lys i Mørket 2024 er allerede ved at blive planlagt på baggrund af erfaringerne fra sidste års succes. Der er en del forbedringsmuligheder og de forsøges inkorporeret i arbejdet. (Helle og Simon med flere).

6. Projektudvikling.
6.a. Projekt A – Projekt B – Projekt C
6.b. Nye ideer – bobler og ideværksted
6.c. 2 nye opslagstavler – whiteboards – 1. Nye ideer samt 2. Fejl og mangler
Referat: Der er projektarbejde i gang med afslutning af have 6, (næsten slut) muldtoilet, Lys i Mørket og Håndtørrer til toilet.
Beslutning: Jørn følger op på disse projekter, og der kommer en status i begyndelsen af juni.
Der indkøbes og ophænges 2 whiteboards til vores infovæg, som alle frit kan skrive på:
1. ”Gode ideer”
2. ”Fejl og mangler”

Beslutning: Simon indkøber tavler og sørger for at vores infovæg er tilgængelig og ryddet. Vi skal dog passe godt på billederne af de frivillige. De er fortsat nyttige.

7. Information, markedsføring, og rekruttering.
7.a. Hjemmeside, sociale medier, nyhedsbrev og medlemskartotek.
Referat: Hjemmesiden indeholder stadig information, som var relevant under Corona. Det bør fjernes. Det gør Lene.
Facebook er en god informationsplatform for de frivillige. Der kan med fordel oprettes en intern lukket Facebook gruppe for de frivillige. Der skal være en ansvarlig redaktør, men ellers kan alle skrive. Ansvarlig Lene.
Facebook opdateres løbende. Lene.
Nyhedsbrevet har tidligere udkommet lidt ujævnt. Der bør udkomme et nyhedsbrev hver anden måned. Jørn taler med Lene og lægger en plan.
Der er godt styr på medlemskartoteket. Der er 402 medlemmer og 28, der endnu ikke har betalt. Der bliver sendt rykkere ud. Det gør Erling.

8. Økonomi – budget og regnskab.
8.a. Hvor ligger vi i forhold til forbrug
8.b. Status på regnskab
8.c. Funding og nye midler – har vi noget på vej eller ansøgninger ude?
Referat: Vi har i dag 163.000,- på vores konto. Det er noget mindre end sidste år på samme tid. Der skal foretages en nøje prioritering ved nyinvesteringer – men der er ingen alarm.
Vi har fået et tilbud om 16 pladser på hjertestarterkursus til en pris pr. gruppe på 3.900,- Det foregår i Tullebølle.
Beslutning: Vi tilbyder vores frivillige 16 pladser på et hold i år og igen de næste år, hvis der er interesse for det. Der kommer opslag om dette på infovæggen. Jørn hænger opslag op.

9. Godkendelse af referat. Referat udsendes til deltagerne i mødet til godkendelse.

10. Eventuelt.
10.a. Vores officielle telefonnummer og kontaktpersoner

Referat: Vores mobilsvar skal rettes til. Det gør Jørn.
Vi har fået professionel maler på vores entre m.v. Det koster 28.000,-
Det blev drøftet om vores børnefigurer skal fjernes. Det drøftes på en frokostsamling.
Vi har af Christian fået lov til at ”inddrage” og benytte hatbakken tæt på vores haver til vores gæster.
Det giver mulighed for;
– at skrive dele af vores fortælling om haven ind i ”Geopark Det sydfynske Øhav”, som er det store hit lige nu og som markedsføres over alt i området. Geopark Det Sydfynske Øhav er godkendt og udpeget af Unesco. Det Sydfynske Øhav er et ”druknet” istidslandskab i verdensklasse, og hatbakkerne findes, i hele verden, kun på Langeland og er i sig selv et fantastisk fænomen.
– at etablere en trampesti til hatbakken via øhavsruten, rundt om og hen over hatbakken. Det vil sige, at vi får en mindre vandretur til dem af vores gæster der har lyst til eller behov for det.
– at benytte hatbakken som et sankeområde for vilde urter til især børneoplevelser i vores børnehaven.
Jørn taler videre med Christian om det konkrete projekt og etablerer en lille arbejdsgruppe, der skal stå for opgaven.

11. Næste møde og hvem har brød med.
Referat: Næste møde er den 25/6 – kl. 19.00 på godskontoret, Slotsgade 91.