Svendborg den 12. december 2024
Jørn Kristiansen
Referat af bestyrelsesmøde i Medicinhaverne i Tranekær
den 4/11 og den 10/12 2024.
I bestyrelsen sidder: Jørn Kristiansen, formand – Simon Danholt Hansen, næstformand og entreprenør- og maskingruppen – Christian Ahlefeldt-Laurvig, koordinator og areal- og bygningsejer – Ole Flintegaard Jakobsen, kasserer og entreprenør- og maskingruppen – Lissi Strøjer, have 1 – Kaj E. Nielsen, entreprenør- og maskingruppen – Jann Poulsen, stifter og mentor – Dorte Meyer, plantedatabasen og have 4, suppleant, Nanna Mariegaard, have 5, suppleant.
Siden sidst og opfølgning på beslutninger ved formanden.
1.1. Muld toilet etableres i øvre del af haven. Kræver ingen tilslutninger. Godkendt af kommunen.
1.2. Hjertestarter sættes op på gavlen af laden – efter aftale med Langelands hjertestarterforening.
1.3. Frivillig fredag var et fint arrangement. 8 politikere har været i praktik forskellige steder.
1.4. Bagenkop Musik- og Kulturfestival var en blandet fornøjelse – vi bør overveje om vi skal deltage næste år.
1.5. Torvedage lørdage i Rudkøbing. Vi har deltaget omkring 5 gange på torvet i Rudkøbing og viregner med at gøre det igen i 2025. Drøftes på havegruppens planmøde den 21/1
1.6. Lys i Mørket 2. november var en succes for både Medicinhaverne og for hele Tranekær.
1.7. Julefrokosten for de frivillige den 3. december på Sukkerfabrikken blev rost.
1.8. Vi er blevet bevilget 55.300,- fra Albani Fonden til etablering af projektet omkring Hatbakken.
Faglighed. (Vi skal fastholde og styrke den høje faglighed og formidlingen af plantemedicin.)
2.1. Evaluering af vores guidede ture:
Gæsternes oplevelser af de guidede ture er gode – meget gode.
Kontakten til kunderne, inden deres besøg i Medicinhaverne, kan godt forenkles. Det er resultatet af en undersøgelse blandt nogle af de gæster, vi har haft i 2024. Det er muligt at udarbejde en standard kontaktformular- både digitalt og på papir, som sikrer os alle nødvendige oplysninger, i det øjeblik man tilmelder sig. Det sparer flere omgange kontakt.
Bestyrelsen vurderer ikke, at der er et behov for at opkræve depositum. Det sparer kontakt og én faktura.
Det er derefter også muligt at forenkle informationen til kunderne i vores bekræftelsesmail.
Ændringerne indføres i takt med at Annie og guidegruppen kan håndtere det.
Bestyrelsen vedtog en prisstigning for én guide fra 400 kr. til 600 kr. op til 25 personer fra 2025. Ved yderligere deltagere skal der en ekstra guide på, som også koster 600 kr.
Bestyrelsen: Det blev besluttet at søge de foreslåede forenklinger gennemført. Det skal gøres sammen med guidegruppen. Ole vil gerne deltage i det næste møde i guidegruppen for at snakke om honorar til guiderne og hvordan vi bedst håndterer det. Det næste møde i guidegruppen afholdes lige efter nytår.
2.2. Vores seneste nyhedsbrev blev udsendt 24/10. Der udsendes yderligere et jule/nytårsbrev.
2.3. Samarbejde med Visit Tranekær, Langeland Sammen og kommunen. Lys i Mørket var et godt eksempel på et samarbejde der virker i Tranekær.
2.4. Skilterenoveringen skal sættes i gang. Mange skilte er ikke opdaterede og der er også en del der er medtaget af vind og vejr og påkørsler.
2.5. Der bør udpeges en person og eller en gruppe, som er ansvarlig for arboretet. Det kunne f.eks. være med deltagelse af Entreprenør- og maskingruppen, fordi der er meget græs. Men der skal også findes plantefaglig kompetence ved siden af Peder Lollesgaard og som erstatning for Jann Poulsen.
”Fællesskabet.” (Vi skal vurdere alle aktiviteter og beslutninger i Medicinhaverne i lyset af, hvad der er godt for de frivillige og deres trivsel og glæde ved arbejdet.)
3.1 Afdelingerne i Medicinhaverne:
De 7 haver. (Børnenes Medicinhave er nr. 7)
Planteriet,
Arboretet
-
Fyraftensgruppen
-
Entreprenør- og maskingruppen
-
Service- og formidlingsgruppen.
I alt er vi 12 forskellige grupper eller afdelinger. Hver afdeling og gruppe har én have- eller gruppekoordinator.
Kort runde om hvordan det går:
Have 6 mangler 2-3 frivillige og har brug for hjælp. Der afholdes lige efter nytår et møde med alle havekoordinatorerne, for at forsøge at finde løsninger på dette problem.
Også andre haver mangler hænder. Ledelsen rejste til mødet den 4/11-1025 et ønsker om tilkøb af professionel havehjælp i en periode i begyndelsen af 2025, indtil bemandingen kan løses af frivillige. Der blev indhentet tilbud på enkeltopgaver i haverne som f.eks. vedligehold af stisystemet mellem haverne, arboretet og græsarealet og enkelte andre specialopgaver.
Men dette rejser 3 principielle spørgsmål, som bestyrelsen bør tage stilling til.
Hvad synes vi om, at eksterne professionelle havefolk mod fakturabetaling (omkring 500,- pr. time) går sammen med os i havene, hvor vi arbejder gratis og frivilligt?
-
Med eksterne havefolk på faktura i haverne og i fællesarealerne kommer vi til at bruge en god del af vores budget på hjælp udefra. Dette medfører naturligvis færre midler i budgettet til udviklingsopgaver, nyanskaffelser og forbedringer for de frivillige. Hvad synes vi om det?
-
Havernes DNA og omdømme er i vid udstrækning baseret på, at frivillige lægger tid og kræfter i haverne – svarende til omkring 10.000 arbejdstimer årligt eller mellem 4 og 5 fuldtidsansatte. Ville dette renommé blive kompromitteret ved at hyre ekstern hjælp?
Bestyrelsen: Efter en længere drøftelse blev det besluttet, at ekstern hjælp i haverne ikke skal anvendes i forhold til den almindelige drift og vedligehold af haverne.
Ekstern hjælp skal kun benyttes i enkelte tilfælde til konkrete afgrænsede projekter.
Til gengæld foreslog bestyrelsen, at vi anskaffer os robotplæneklippere til udvalgte græsområder og tester hvordan disse fungerer hos os. I øvrigt skal vi anvende al den automatisering og maskinhjælp vi har råd til. Ud over dette skal vi alle bruge endnu mere energi på at skaffe flere nye frivillige.
3.2. Forslag til etablering af en fyraften-frivillig-ordning.
Det har i et stykke tid været drøftet, om det vil være muligt at skabe et arbejdsfællesskab i havene – uden for tirsdag formiddag – og tilpasset personer, som kun kan bidrage uden for normal arbejdstid. Det kunne være et hold, der arbejder torsdag aften i de lyse perioder og lørdag formiddag i ydersæsonerne.
Bestyrelsen besluttede at forsøge at etablere en sådan ordning. Simon og et par andre fra havegruppen er ansvarlige for denne gruppe. Vi har allerede tilkendegivelse fra en 10-12 interesserede.
3.3. Kurser i 2024/25:
Sommerkursus for de frivillige til Egeskov den 27/8 2024. Der deltog 53.
Frøsamler kursus. Den 7. september blev der afholdt kursus hos os med 25 deltagere – 5 af dem interne. Vi skal ikke bruge den samme udbyder igen.
Hjertestarterkursus. Der blev afholdt kursus den 19/8 med 12 deltagere herfra. Der er 4 på venteliste til nyt kursus.
Vi plejer også at afholde populære podekurser og beskærekurser og det bør vi fortsætte med.
Vinterkurser. Forslag til emner.
Anette Straagaard, når der er flere konkrete planer fra Jepsen Fondens side.
Bjarne Larsen. DNA forsker i danske æbler.
Magnus Gammelgaard Nielsen om plantesygdomme og bekæmpelse af dem uden gift.
Bestyrelsen drøftede emner til oplægsholdere.
3.4. Planmøde i Medicinhaverne den 21. januar 2025 i Borgerhuset i Rudkøbing.
Ansvarlige: Jørn er sammen med en 2-3 andre frivillige ansvarlige for tilrettelæggelsen af planmødet. Der var på mødet følgende punkter i forslag:
Organisation, ledelse og drift
-
Eksterne aktiviteter
-
Buskoncept
-
Fyraftensfrivillige
-
Projekter
-
Morgenkaffeordningen
-
Postkasse til ideer
-
Plantemarked Hvidkilde
-
Lokalplanarbejdet
-
Strategiarbejdet
-
Markedsføring 2025
-
”Indtjening”: (Vi skal gøre vores viden og arbejde synligt for omverden, i samarbejde med relevante aktører, så vi bliver endnu mere kendte og anerkendte og skaber interesse og omsætning.)
4.1. Forslag til prisfastsættelse for busser: 75 kr. pr. busgæst for informationsmøde, kaffe/kage, entré. I dag har vi mange busser, der parkerer hos os, benytter vores faciliteter og så kører igen – uden vi tjener noget som helst på det. Det vil vi søge at ændre med denne pakke.
Bestyrelsen besluttede at forsøge at lancere dette tilbud til busselskaber under forudsætning af, at der er frivillige, der vil deltage i opgaveløsningen.
4.2. Samarbejde med Bi-gården om salg af honning.
Bestyrelsen: Til orientering.
4.3. Reklame- og markedsføringsstrategi. Vi skal blive skarpere på anvendelsen af vores markedsføringsmidler – hvor plejer vi at være, hvor er det godt at være og hvad er der af nye muligheder.
Bestyrelsen: Tages op på planlægningsmødet i havegruppen den 21/1 2025. Markedsføringsplan og budget for denne udarbejdes af Service- og formidlingsgruppen og forelægges bestyrelsen.
4.4. Danske Phytoterapeuter. De danske phytoterapeuter og Urteskolen besidder en stor viden om planter og deres medicinske anvendelse. Skolen uddanner terapeuter i en 3-årig uddannelse og disse har typisk herefter egen klinik rundt om i landet. Medicinhaverne afsøger mulighederne for et eventuelt fremtidigt samarbejde.
Bestyrelsen: Til orientering.
Forretningsorden for bestyrelsen.
5.1. Bestyrelsen underskrev på sit møde den 4/11 2024 en forretningsorden, som fastlægger principper og fordeling af opgaverne og som henviser til foreningens vedtægter.
Med den vedtagne forretningsorden sker der væsentligst 2 ændringer i forhold til hvordan bestyrelsen fungerer i dag. Ledelsen tildeles betalingskort og indberetninger til Unioo ændres.
Disse ændringer er nødvendige i forhold til den daglige drift, hvor flere indkøb foregår via internettet og for at vi kan anvende de servicetilbud, som Unioo (Fynske Bank) tilbyder foreninger.
Der blev, på mødet den 4/11 og under forløbet med kommentarer til referatet, rejst en drøftelse af ledelse, organisation og drift i Medicinhaverne og der opstod derfor et behov for en forventningsafstemning i forhold til hvilke opgaver, der skal drøftes og løses i hvilke fora.
Formanden fortalte om sit syn på hvordan han ønsker at ledelse, organisation og drift af Medicinhaverne skal foregå.
Formanden ønsker en organisation, hvor den enkelte frivillige har størst mulig indflydelse på sin egen indsats og hvor de enkelte afdelinger, i videst muligt omfang, selv udarbejder planer for deres arbejde. Det giver den største tilfredsstillelse for den enkelte frivillige, at der er en flad struktur, hvor ledelse vendes på hovedet og først og fremmest finder sted i form af en rammesættende, ideskabende og koordinerende rolle.
Der har været en tradition for, at mange driftsmæssige forhold er blevet taget op i bestyrelsen og en tradition for relativt mange møder. Den nye ledelse ønsker mere strategiske møder i bestyrelsen og et bedre grundlag for at træffe beslutninger, på baggrund af udarbejdede handlingsplaner fra de enkelte afdelinger i haverne. Desuden ønsker ledelsen så meget delegation af kompetence, ansvar og økonomi som muligt til de frivillige og til de enkelte 12 afdelinger, som havegruppen i dag består af.
En øget delegation og mere inddragelse af de af havegruppens medlemmer, der har lyst til at blive mere involveret i beslutningerne, skal indføres i takt med at de frivillige er modne og klar til det.
Beslutninger skal helst træffes af dem der skal gennemføre handlingerne og der hvor den faglige viden er størst. Det øger både ansvarligheden, indflydelsen og det styrker fællesskabet.
I praksis betyder det, at alle afdelinger fremover kommer med forslag til en plan for arbejdet i 2025 og årene fremover – 1 år ad gangen.
Planen prioriteres og der etableres en høringsproces på 3 uger, hvor alle i hele havegruppen kan komme med bemærkninger og forslag.
Herefter vedtages planen i den enkelte afdeling og der udarbejdes et budget, som samlet forelægges bestyrelsen.
Bestyrelsen vil således altid have konkrete handlingsplaner, projektforslag og en økonomisk oversigt at forholde sig til. Det gør det nemmere at træffe beslutninger i bestyrelsen og det vil ske på et mere oplyst grundlag og med en sikkerhed for, at forslag til beslutninger altid er gennemarbejdede og har legitimitet i den samlede havegruppe.
Dette kommer til at betyde, at flest muligt, og helst alle, får det bedste grundlag for at deltage i beslutningsprocesserne og det vil samtidig vanskeliggøre de mere uformelle ledelsesstrukturer, som findes i alle organisationer og som pr. definition altid vil være uigennemsigtige og vanskelige at håndtere.
Tværgående projekter bemandes med en projektleder og de frivillige, som er bedst til at varetage opgaven. Det er altid frivilligt, om man vil være med i en projektgruppe.
Fælles indkøb af planter, jord- og jordforbedring, maskiner, IT osv. forestås af udvalgte folk med særlig ekspertise på området. Alle køb over 1000 kr. skal forelægges og godkendes af ledelsen. Alle investeringer over 10.000 kr. skal forelægges bestyrelsen.
Bestyrelsen drøftede forslaget. Det vil tage noget tid, at skabe fuld forståelse og tilslutning til tankerne og til denne ledelsesform og endnu mere tid at få dem gennemført.
Ledelse, organisation og drift i haverne tages op på planmødet den 21/1 2025 og igen på fællesmøderne om tirsdagen og så skal det afprøves i praksis, i de afdelinger, der føler sig parat til at udarbejde handlingsplaner. Planteriet har allerede taget hul på denne proces og vil være klar med en handlingsplan og et budget til næste bestyrelsesmøde.
Projektudvikling.
5.1. Lokalplan for vores område: Der har været afholdt møde med kommunen den 1/10, hvor rammerne for vores lokalplan blev drøftet. Kommunen skriver og vi bidrager med vores tanker og ønsker. Det samlede forløb kommer til at vare op mod 2 år. Udarbejdelsen af en lokalplan kommer, indtil videre, ikke til at koste os penge. Men den ændrede status på vores lejede areal kan få betydning for ejendomsskatterne.
6.2. Strategisk udviklingsplan for Medicinhaverne: Planen skal udvikles af Medicinhaverne med bidrag fra forskningsverdenen, Jepsen fonden, Slottet, kommunen, Visit Tranekær, Langeland Sammen og andre relevante instanser/personer.
Der påtænkes 3 møder over 1½ år og resultatet skal være en beskrivelse af mulige udviklingsscenarier for Medicinhaverne over de næste 10-15 år.
Bestyrelsen: Til drøftelse.
Økonomi – budget og regnskab.
Status for regnskabet.
Bestyrelsen. Til orientering.
7.2 Investeringer i resten af 2024.
Medicinhaverne har haft et rigtigt godt år økonomisk set. Vi har på et tidspunkt haft en kontantbeholdning på over 625.000 kr. Og det er flot – overordentlig flot faktisk.
Det betyder, at vi kan fremme vores grønne profil og at vi kan gøre det lettere, at være frivillig i haverne. Vi mangler arbejdskraft og folk bliver ældre. Derfor er al den automatisering vi kan foretage til glæde for de frivillige et vigtigt indsatsområde.
Vi har i forvejen stor gavn af vores ene el-transporter og den er let at håndtere. Derfor står flere el-transportere højt på ønskelisten.
Vi klipper hvert år rigtig mange meter hæk. Det er hårdt arbejde. Med en hækkeklipper monteret på vores minilæsser vil vi kunne klippe 70% af vores hække siddende på en maskine.
Det er ikke foreningens formål at have mange penge på kontoen. Foreningen drives som en non- profit forening. Vi skal samle og formidle viden om planter og deres medicinske anvendelse og være en attraktion i Tranekær. En vis økonomisk polstring er god, når regnskabsåret slutter, men midlerne skal gerne være forhåndsdisponerede ind i 2025.
Dette skyldes fortrinsvist, at vi ikke kan regne med at få penge fra fonde (hvor vi stort set altid skal medsende årsregnskab) hvis vi har alt for mange midler til rådighed – forståeligt nok.
Forslaget til investeringer i resten af 2024 blev vedtaget.
Det betyder at vi anskaffer 2 nye el-transportere og en hydraulisk hækkeklipper. Vi får brandsikret vores hal og vi anskaffer nyt AV udstyr.
Der blev rejst en problemstilling omkring betalingen af nye maskiner før leveringen kan gennemføres. Sikringen af pengene sker ved etableringen af et depot hos leverandørs bank med en bemærkning om, at pengene først forlader depotet, når leveringen af foretaget.
Eventuelt.
Formanden forslog, at han i 2025 bruger halvdelen af tiden hver arbejdstirsdag i en af haverne for at blive mere integreret i det praktiske arbejde og for at ”få jord under neglene” . Det kunne f.eks. foregå ved at han arbejder fra kl. 11.00 til 12.30 i en fast have, hvor der er behov for det og inden da sørger for, på skift, at besøge alle haverne i kaffe/thepauserne for at høre om hvad der sker og snakkes om.
Entrepriser i andre danske haver til orientering og sammenligning:
Gl. Estrup, 140 – Geografisk Have, 95 – Japanske haver, 85 – Enemærkets Hostahave, 95 – Zen Garden, 125 – Haven i Hune, 90 – Peter Hansens Have, 75, Birkegårdens Have, 125.
Bilag:
-
a) Forretningsorden for bestyrelsen.
-
b) Investeringer inden udgangen af 2024,